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L’objectif est de garantir l’existence et l’accessibilité des documents, leur authenticité, leur fiabilité et leur intégrité, et de permettre qu’ils soient exploitables.
Le stockage peut être de deux manières différentes: physique c'est-à-dire que les archives sont entreposées dans un local prévu à cet effet ou électronique et dans ce cas, les archives sont conservées par l'intermédiaire d'un système informatique.
La destruction d'archives consiste à réduire, éliminer des documents confidentiels, stockés dans un entrepôt. Celle-ci peut être effectuée par un membre de l'équipe ou bien par des professionnels qui interviennent avec un camion broyeur.
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